A muchos usuarios de Office les resulta difícil entender qué es realmente Microsoft Office 365 (o Microsoft 365, para ser exactos). A menudo lo asocian con el paquete “clásico” de Office. Así que los usuarios piensan que sólo obtienen Word, Excel, PowerPoint y otras aplicaciones “desde la nube”. Sin embargo, va mucho más allá de ello (ya hemos revisado la diferencia Office 2021 vs. Microsoft 365); convirtiéndose en una necesidad cada vez más inminente.
Pero, ¿Cuál es la diferencia?
Aunque Microsoft 365 proporciona el paquete de Office propiamente dicho, es sólo una parte de los componentes que se ofrecen. A menudo se subestima el beneficio real o se omite por completo. Mi opinión personal es que Microsoft 365 crea una dirección global y estratégica dentro de un entorno estudiantil y de trabajo. Además de funciones como Exchange Online, SharePoint Online o Skype for Business Online, Microsoft 365 ofrece funciones de seguridad, análisis de datos, trabajo en proyectos, comunicaciones online, redes sociales y todo lo que tenga que ver con conexiones remotas.
Y, precisamente para sacarle el máximo provecho a todas sus funciones, es importante tener siempre buena conexión si queremos trabajar de un modo colaborativo. Una combinación de conexión segura, dispositivos, accesorios y herramientas, como menciona este artículo de ExpressVPN, es la navaja suiza perfecta para mantenerte conectado y completar tareas de ofimática.
Qué Ventajas Ofrece el Software Ofimático
La ofimática permite optimizar todo el flujo de trabajo garantizando la plena integración de los procesos de back office y front office. Por ejemplo, Microsoft 365 ofrece claros beneficios:
- Reducción del consumo: las soluciones de software de ofimática como Microsoft 365 dan cuerpo a los modelos que antes se llamaban oficinas sin papel, ayudando a reducir el consumo de electricidad, papel y consumibles. Pero también el espacio de oficina dedicado a los archivos tradicionales en papel.
- Acceso ubicuo y seguro a la información: las herramientas de productividad personal, especialmente las que están en la nube, garantizan un acceso seguro a los archivos y documentos de la empresa en todo momento, incluso a distancia.
- Aumento de la productividad de los empleados: las capacidades de colaboración en tiempo real de las modernas herramientas ofimáticas permiten a los empleados ahorrar tiempo en tareas repetitivas y de poco valor añadido (introducción de datos, conciliación, etc.). Recursos que pueden canalizarse hacia actividades más estratégicas para la empresa.
- Eficiencia de los procesos: la ofimática se traduce en flujos de trabajo más fluidos y procesos operativos más eficientes, especialmente los que implican el acceso simultáneo a varios documentos diferentes.
- Calidad del trabajo: mejora la calidad del trabajo gracias a un intercambio más eficaz de información dentro de la organización y con los compañeros de trabajo.
- Agilización de los procesos de aprobación y autorización: la posibilidad de trabajar simultáneamente en un mismo expediente, en lugar de en un documento en papel, reduce el proceso y el tiempo de aprobación y autorización.
- Toma de decisiones más eficaz: las aplicaciones de productividad personal, especialmente en el componente de colaboración en tiempo real, ofrecen la garantía de trabajar a tiempo con datos actualizados. Lo que se gana es la precisión de los procesos de toma de decisiones.
Microsoft Word y Otras Aplicaciones Necesarias
La suite ofimática Microsoft 365 comprende varias herramientas de software, cada una de ellas diseñada para facilitar una tarea concreta mediante asistentes y plantillas, es decir, plantillas predefinidas que pueden personalizarse rápidamente. Las principales aplicaciones que se encuentran habitualmente en una suite de productividad de oficina son las siguientes:
Microsoft Word: Las aplicaciones de procesamiento de textos, también conocidas como procesadores de texto, se utilizan para crear archivos de texto digitales que se pueden personalizar, actualizar, imprimir y compartir fácilmente. Los procesadores de texto se utilizan para redactar cartas comerciales, facturas y otros documentos de uso diario en la oficina.
Microsoft Excel: Este paquetes de software, también conocido como hojas de cálculo, permiten al usuario realizar cálculos complejos sobre cantidades de datos más o menos grandes, utilizando fórmulas matemáticas preintegradas. Las hojas de cálculo se utilizan en diversos ámbitos, desde la gestión de existencias hasta la contabilidad.
PowerPoint: Aplicación informática que permiten crear diapositivas multimedia, integrando también efectos de audio y vídeo más o menos sofisticados. Este tipo de aplicaciones se utilizan con fines comerciales, de comunicación y marketing, para presentar productos, proyectos e investigaciones a un público más o menos amplio.
Outlook: Este programa de productividad personal permite al usuario redactar, enviar y recibir mensajes de correo electrónico a través de un servidor de correo electrónico. Suele integrar también funciones de calendario y agenda.
Teams: Esta herramienta de mensajería instantánea, comunicación unificada y uso compartido de archivos en tiempo real se ha vuelto indispensable para satisfacer las necesidades de una productividad cada vez más distribuida en nombre del Smart Working y home working.
Transversalmente, con respecto a las aplicaciones está, pues, el aspecto de la seguridad. Sólo unas pocas suites ofimáticas integran mediante un paquete una capa de protección común a los diferentes programas de la plataforma de productividad de la oficina (por ejemplo, Microsoft 365 Defender). La disponibilidad de esta capa permite optimizar la gestión de la seguridad garantizando flujos de trabajo automatizados para las principales actividades de supervisión de amenazas y mitigación de riesgos a lo largo de la kill chain.
No Necesitas ser un Especialista en Informática, solo tener Conexión
El objetivo de Microsoft 365 es proporcionar a las estudiantes y empresas una plataforma con la que puedan trabajar sin necesidad de que su propio equipo de TI la configure y mantenga. Microsoft se encarga de toda la gestión del servidor, liberando su tiempo para aumentar la eficiencia y dirigir un negocio más rentable.
Si estas buscando algo que haga que tu negocio sea productivo, que impulse la productividad y que empiece a escalar fácilmente, entonces Microsoft 365 es una opción perfecta. Microsoft 365 es la suite de productividad de Microsoft con herramientas como Word, Exchange, Excel, SharePoint y Teams, entre otras. Dado que Microsoft 365 está basado en la nube, puedes trabajar con todas las funciones desde cualquier lugar y en cualquier dispositivo, siempre que estén en la red. Las herramientas de Microsoft 365 se complementan entre sí y funcionan a la perfección, por lo que son imprescindibles para cualquier empresa.
