Guardar documentos Autom√°ticamente en Word
Guardar documentos Autom√°ticamente en Word

Cómo Guardar Automáticamente en Word

El autoguardado en Microsoft Word es una funci√≥n muy √ļtil que te permite crear una copia de seguridad del documento en el que est√°s trabajando en un intervalo determinado, as√≠ como guardar su versi√≥n original.

Gracias a su correcto funcionamiento, puedes dejar de preocuparte por la posible p√©rdida del texto tecleado (al menos, en lo que se refiere a grandes vol√ļmenes de datos) en caso de errores o paradas de emergencia. Hoy te contaremos c√≥mo funciona el guardado autom√°tico de archivos y c√≥mo configurarlo.

¬ŅC√≥mo funciona la Autorrecuperaci√≥n en Word?

La función de Word que comentamos hoy está activada por defecto (a no ser que alguien haya cambiado la configuración por defecto del programa sin tu conocimiento), salvo que el intervalo de tiempo entre las copias de seguridad es demasiado largo: 10 minutos o más.

Debes estar de acuerdo en que se puede trabajar mucho durante este periodo, lo que es suficiente para que la pérdida sea crítica.

Afortunadamente para los usuarios activos del editor Word de Microsoft, la función autoguardado puede configurarse para adaptarse a tus necesidades. Además, en algunos casos puedes olvidarte de la necesidad de guardar los archivos. Pero lo primero es lo primero.

Opción 1: Configurar el autoguardado

Como ya hemos dicho, el intervalo estándar de 10 minutos para guardar automáticamente los documentos de texto y tus copias de seguridad puede y debe reducirse. Para ello, tenemos que acceder a la configuración del programa.

  1. Tras abrir cualquier documento de Microsoft Word, haz clic en la pesta√Īa “Archivo” (si utilizas una versi√≥n del programa de 2007 o anterior, haz clic en el bot√≥n “MS Office“) de la cinta, y ve a la secci√≥n Opciones del men√ļ del programa
Configurar opciones en Word
Configurar opciones en Word
  1. Selecciona en la barra lateral en “Guardar“.
Opciones de Guardar en Word
Opciones de Guardar en Word
  1. Aseg√ļrate de que la opci√≥n de guardado autom√°tico (Autorrecuperaci√≥n) est√° marcada. Si por alguna raz√≥n no est√° ah√≠, aseg√ļrate de comprobarlo. A continuaci√≥n, establece el periodo m√≠nimo de guardado (1 minuto) y haz clic en “Aceptar” para guardar los cambios y cerrar la ventana de “Opciones de Word“.
Intervalo de autorrecuperación de Word
Intervalo de autorrecuperación de Word

Nota

En la sección Opciones de guardado, también puedes seleccionar el formato de archivo en el que se guardará el documento de copia de seguridad y especificar la ubicación en la que se colocará. Además, puedes especificar una ubicación para guardar plantillas, borradores y datos temporales.

Opciones de guardado de copia en Word
Opciones de guardado de copia en Word

Ahora, si mientras trabajas con un documento de texto el programa se cuelga, se cierra accidentalmente o, por ejemplo, se produce un apagado espontáneo del ordenador, no tienes que preocuparte de guardar el contenido. Inmediatamente después de abrir Word, se te pedirá que revises y vuelvas a guardar la copia de seguridad que se creó.

Consejo

Para estar seguro, tambi√©n puedes guardar el documento en cualquier momento haciendo clic en el bot√≥n “Guardar” de la esquina superior izquierda del programa o utilizando la combinaci√≥n de teclas “CTRL¬†+ S“.

Opción 2: Guardar constantemente en segundo plano

La solución considerada anteriormente simplifica considerablemente la vida de quienes trabajan a menudo y de forma bastante activa con documentos de texto. Aun así, no se puede decir que sea ideal: incluso un minuto, que es el intervalo mínimo para el autoguardado, es tiempo suficiente para escribir un gran fragmento de texto y, en caso de que se produzca un fallo, un error, un apagado de emergencia o un corte de energía, puede perderse.

Afortunadamente, las versiones modernas de Microsoft Office permiten olvidarse para siempre de una función como la de guardar documentos en cualquiera de las aplicaciones que forman parte de este paquete.

Esto también funciona con Word, lo principal es iniciar sesión en tu cuenta de Microsoft y guardar el documento en cualquier carpeta conveniente en el almacenamiento en la nube de OneDrive antes de empezar a trabajar con él.

Nota

Este método funciona en las versiones con licencia de las aplicaciones del paquete Office, cuyo uso implica por sí mismo una cuenta de Microsoft, proporciona y garantiza la sincronización entre los programas, los documentos y el almacenamiento en la nube.

  1. Inicia Microsoft Word y haga clic en la leyenda “Iniciar sesi√≥n” de tu panel superior.
Iniciar sesión en Word
Iniciar sesión en Word
  1. Introduce el correo electrónico al que está vinculada tu cuenta Microsoft y haz clic en Siguiente.
Iniciar sesión con cuenta de Microsoft Outlook
Iniciar sesión con cuenta de Microsoft Outlook

Si trabajas con la misma cuenta y/o utilizas OneDrive en Windows, no tendr√°s que introducir tu contrase√Īa. Pero si aparece un aviso, ind√≠calo y haga clic en “Iniciar sesi√≥n“.

Iniciar Word con cuenta Microsoft
Iniciar Word con cuenta Microsoft

En el documento de Word vacío que se abre, tendrás que volver a iniciar sesión para confirmar que eres el propietario de la licencia o suscripción de Office 365 o 2019. Para ello, haz clic en el botón de inicio de sesión que aparece al final de la notificación.

A partir de ahora, Microsoft Word, al igual que el resto de aplicaciones de la suite ofim√°tica, estar√° preparado para trabajar de forma autom√°tica, o mejor dicho, guardar permanentemente (en segundo plano) los documentos en la nube. Pero este proceso necesita ser configurado, y puedes hacerlo de dos maneras.

Configurar OneDrive

As√≠, si quieres que todos los documentos con los que trabajas se guarden en la carpeta est√°ndar “Documentos” de OneDrive, haz lo siguiente:

  • Mueva el interruptor situado en el panel superior entre el bot√≥n de guardar y la palabra “Autoguardado” a la posici√≥n activa.
Interruptor de Autoguardado en Word
Interruptor de Autoguardado en Word
  • En la ventana emergente, selecciona tu “OneDrive: Personal” (c√©ntrate en tu direcci√≥n de correo electr√≥nico).
  • Nombra el documento y haz clic en Aceptar.

Tendr√°s que hacer lo mismo con cada archivo posterior. En otras palabras, tendr√° que habilitarlo/activarlo, nombrar el documento y confirmarlo en segundo plano para que se produzca el guardado continuo.

En caso de que quieras almacenar documentos de texto en carpetas distintas a la predeterminada, pero a√ļn dentro de tu almacenamiento en la nube de OneDrive, tienes que proceder de forma ligeramente diferente.

  1. Ve al men√ļ Archivo y selecciona “Guardar como” en la barra lateral.
  2. A continuaci√≥n, puedes especificar cualquier ubicaci√≥n en el disco de tu PC haciendo clic primero en el bot√≥n Examinar, o puedes utilizar la opci√≥n “Agregar un sitio“, que te permite conectar el almacenamiento en la nube de terceros a Microsoft Office.
Guardar como y Examinar en Word
Guardar como y Examinar en Word
  1. Por ejemplo, elijamos la primera opci√≥n. “Examinar” abre el “Explorador” del sistema, donde s√≥lo hay que especificar un lugar para guardar el documento de texto. Pero, como nos interesa guardarlo permanentemente en segundo plano, deber√≠a ser una carpeta en OneDrive. Una vez que hayas decidido la ubicaci√≥n, dale al archivo el nombre deseado y haz clic en el bot√≥n “Guardar“.
Activar autoguardado entre OneDrive y Word
Activar autoguardado entre OneDrive y Word

Puedes verificar si un archivo se est√° guardando no s√≥lo por los iconos de la cinta, sino tambi√©n por el men√ļ que se llama haciendo clic en el icono de almacenamiento en la nube de OneDrive en la bandeja del sistema: all√≠ ver√°s tanto el documento de texto como la hora en que se sincroniz√≥ por √ļltima vez.

Sincronización entre OneDrive y Word
Sincronización entre OneDrive y Word

Nota

Si empiezas a trabajar con un documento de texto y te olvidas de especificar dónde guardarlo y luego decides cerrarlo, el programa te pedirá que guarde los cambios. Basta con dar un nombre al archivo y especificar una ubicación en la nube o en el disco.

Conclusión

Hemos visto qué es la función de autoguardado de Microsoft Word y cómo, configurando adecuadamente su funcionalidad, se puede minimizar el riesgo de pérdida de datos. Si utilizas una versión con licencia de Microsoft Office junto con el almacenamiento en la nube de OneDrive, puedes olvidarte de guardar los documentos de texto en Word.

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