Cómo insertar archivo Excel en un documento de Word
Insertar Archivo Excel en un Documento de Word

Insertar Archivo Excel en un Documento de Word

Siempre quiero contarte algo nuevo e interesante, y hoy es el caso. ¬ŅSab√≠as que puedes insertar un documento completo en un archivo de Excel o Word y almacenarlo all√≠? Hac√≠a tiempo que hab√≠a le√≠do sobre esta posibilidad, pero nunca la hab√≠a utilizado. El otro d√≠a me di cuenta de la conveniencia de esta posibilidad y la quiero compartir ahora con mis lectores.

El proceso de insertar un archivo de Excel en un documento de Word es relativamente simple, cuando conoce los pasos correctos a seguir. A continuación, te presento 5 maneras diferentes.

¡Atención!

Las cuatro primeras opciones de las siguientes para pegar un libro de Excel en un documento de texto de Word implican a√Īadir el archivo, no su contenido. Si necesita transferir una tabla, pasa a la √ļltima parte de este art√≠culo.

Opción 1: Pegado típico

Si necesitas a√Īadir un archivo de Excel a un documento de Word en su forma terminada, es decir, cuando no se van a realizar m√°s cambios en el libro original, realiza lo siguiente:

  1. Ve a la carpeta con el archivo de la tabla, selecci√≥nalo y c√≥pialo utilizando la opci√≥n correspondiente del men√ļ contextual o el atajo de teclado Ctrl + C.
Documento Excel a insertar
Documento Excel a insertar
  1. Abre el documento de Word y sit√ļa el cursor en el lugar donde se va a realizar el pegado. Pega el libro de Excel copiado de la forma que desees, por ejemplo, seleccionando el elemento del men√ļ contextual o utilizando las teclas Ctrl + V.
Pegar documento Excel en Word
Pegar documento Excel en Word
  1. Por otra parte, considera la posibilidad de pegar el contenido del portapapeles mediante el botón correspondiente de la barra de herramientas: al hacer clic directamente en él, el archivo de la hoja de cálculo se integra en el documento de texto de forma similar a la utilización de las teclas.
Pegar desde el portapapeles documento Excel a Word
Pegar desde el portapapeles documento Excel a Word

Si llamas al men√ļ de este bot√≥n y seleccionas la opci√≥n ‚ÄúPegado especial...‚Äú, aparecer√° una ventana con par√°metros adicionales:

Pegado especial en Microsoft Word
Pegado especial en Microsoft Word
  • Selecciona ‚ÄúPegar‚Äú;
  • Aseg√ļrate de que la opci√≥n ‚ÄúFiles‚ÄĚ est√° marcada en el √°rea ‚ÄúComo‚Äú;
  • A la derecha, coloca una marca de verificaci√≥n junto a ‚ÄúMostrar como icono‚Äú;
  • Y si lo consideras necesario, ‚ÄúCambiar icono‚Äú,
Ajustes de pegado especial
Ajustes de pegado especial

Si elegiste cambiar icono, en la siguiente pantalla tienes unas opciones de plantilla. Cambia o deja el ‚ÄúT√≠tulo‚ÄĚ original (nombre del archivo);

Opciones para cambiar de icono
Opciones para cambiar de icono

Haz clic en ‚ÄúAceptar‚ÄĚ en ambos cuadros de di√°logo para cerrarlos.

El archivo de la hoja de c√°lculo se a√Īadir√° como un acceso directo activo que puede abrirse haciendo doble clic con el bot√≥n izquierdo del mouse.

Acceso directo de Excel en Word
Acceso directo de Excel en Word

Esta acci√≥n lanzar√° la aplicaci√≥n Excel con una instancia separada del libro, que, de hecho, es una copia independiente de su versi√≥n original y no est√° conectada a ella de ninguna manera ‚Äď puedes hacer cambios en ella y guardarlos, pero esto se reflejar√° s√≥lo en el objeto incrustado en el documento Word.

Incrustar documento Excel en Word
Incrustar documento Excel en Word

Opción 2: Pegar con vínculo

En el mismo caso, si quieres que los cambios que realices en el libro original de Excel se reflejen en su copia en el documento de Word y viceversa, tendr√°s que cambiar uno de los par√°metros del men√ļ especial de inserci√≥n del que hablamos en el √ļltimo paso de la instrucci√≥n anterior.

  1. Copia el archivo de Excel y navega hasta el documento de texto. Sit√ļa el cursor en el lugar deseado.
Documento Excel a insertar
Documento Excel a insertar
  1. Despliega el men√ļ del bot√≥n Pegar de la cinta de opciones y selecciona Pegado especial.
Pegado especial en Microsoft Word
Pegado especial en Microsoft Word
  1. Coloca el marcador junto a la opci√≥n ‚ÄúPegar v√≠nculo‚ÄĚ de la izquierda y selecciona ‚ÄúFiles‚ÄĚ en el √°rea principal. Marca la casilla ‚ÄúCambia icono‚Äú, y c√°mbiala junto al t√≠tulo si es necesario.
Pegar vínculo en Word
Pegar vínculo en Word

Haz clic en ‚ÄúAceptar‚ÄĚ para confirmar los cambios realizados.

Pegar Excel con vínculo en Word
Pegar Excel con vínculo en Word

Como en el caso anterior, se a√Īadir√° al documento una hoja de c√°lculo de Excel como acceso directo. Al hacer doble clic en √©l, se abrir√° una ventana del procesador de hojas de c√°lculo con el archivo original que puede editarse y guardarse. Incluso si los cambios se realizan directamente, es decir, sin pasar este objeto por un editor de texto, se sincronizar√°n y aplicar√°n.

Si esto no ocurre autom√°ticamente, puedes ‚ÄúActualizar v√≠nculo‚ÄĚ a trav√©s del men√ļ contextual, y tambi√©n hay opciones adicionales disponibles all√≠, que veremos al final de la siguiente parte del art√≠culo.

Actualizar vínculo de Excel
Actualizar vínculo de Excel

Cada vez que inicies un nuevo documento, es posible que te solicite actualizar el vínculo. Solo haz clic en el botón Aceptar.

Opción 3: Insertar objeto

Las dos soluciones anteriores s√≥lo funcionan con archivos locales utilizados en un PC concreto, es decir, si se pasas a otra computadora un documento de Word con una hoja de c√°lculo de Excel incrustada, no se puede abrir porque el archivo en s√≠ no existe. Para que esta posibilidad est√© disponible, debe a√Īadirse un libro como objeto. Esto se hace de la siguiente manera:

  1. Sit√ļa el cursor en el lugar del documento donde deseas a√Īadir el archivo
Situar cursor para insertar libro Excel
Situar cursor para insertar libro Excel
  1. Ub√≠cate en el Men√ļ Insertar, despliega el men√ļ del bot√≥n ‚ÄúObjeto‚ÄĚ y selecciona all√≠ el elemento del mismo nombre.
Insertar objeto en Word
Insertar objeto en Word
  1. En la ventana que se abre, ve a la pesta√Īa ‚ÄúCrear desde un archivo‚ÄĚ y haz clic en el bot√≥n ‚ÄúExaminar‚Äú.
Crear objeto desde un archivo en Word
Crear objeto desde un archivo en Word
  1. Utiliza el ‚ÄúExplorador‚ÄĚ del sistema para navegar hasta la carpeta con el libro de Excel, selecci√≥nalo y pulsa ‚ÄúPegar‚ÄĚ.
Insertar archivo Excel como objeto
Insertar archivo Excel como objeto
  1. Marca la casilla ‚ÄúCambiar icono‚Äú. Si deseas mantener el ‚ÄúVincular archivo‚ÄĚ (similar a la soluci√≥n de la parte ‚ÄúOpci√≥n 2‚ÄĚ de este art√≠culo), marca la casilla correspondiente.
Insertar objeto de libro Excel en Word
Insertar objeto de libro Excel en Word

Importante

Establecer un vínculo entre el archivo adjunto y el original sólo funciona dentro de los límites del ordenador específico en el que fueron creados y editados.

  1. Opcionalmente ‚ÄúCambiar el icono‚ÄĚ y ‚ÄúT√≠tulo‚ÄĚ (nombre del archivo).
  2. Pulsa ‚ÄúAceptar‚ÄĚ para cerrar las ventanas y confirmar la inserci√≥n.

Finalmente, el archivo de Excel se a√Īadir√° al documento de Word y estar√° disponible para su edici√≥n.

A√Īadir documento Excel a Word
A√Īadir documento Excel a Word

Dependiendo de si lo has vinculado a la copia original o no, los cambios en ambos objetos se sincronizar√°n o no.

Si hay un enlace, se puede forzar su actualizaci√≥n a trav√©s del men√ļ contextual,

Objeto Worksheet vinculado desde Word
Objeto Worksheet vinculado desde Word

También puedes acceder a opciones adicionales, como editar y convertir, así como ajustes más detallados.

Opciones de vínculo en Word
Opciones de vínculo en Word

Si env√≠as ese documento de Word a un usuario o quieres abrirlo t√ļ mismo en otro ordenador, el contenido de la hoja de c√°lculo de Excel estar√° disponible para su visualizaci√≥n y edici√≥n, ya que ya no es s√≥lo un acceso directo, sino un archivo completo. Sin embargo, si hay una v√≠nculo, ni siquiera se puede abrir.

Opción 4: Incrustación como enlace

Una alternativa al m√©todo anterior, y en muchos casos m√°s vers√°til y sencilla en su aplicaci√≥n, es insertar el archivo Excel en forma de enlace p√ļblico previamente creado y recibido.

Hipervínculo con enlace de Google Drive
Hipervínculo con enlace de Google Drive

Cabe destacar que este enfoque funciona tanto con documentos locales como remotos (por ejemplo, los guardados en la nube) y, a diferencia de la solución propuesta anteriormente, permite mantener la conexión entre ellos con la posibilidad de editar y sincronizar completamente los cambios. Para saber más sobre todas sus funciones, consulta este manual aparte.

Opción 5: Insertar una tabla

Si tu objetivo es a√Īadir una hoja de c√°lculo en lugar de a√Īadir directamente el archivo de Excel como un objeto, tendr√°s que proceder de manera algo diferente que en cualquiera de las soluciones anteriores.

Crear nuevo Microsoft Excel Worksheet en Word
Crear nuevo Microsoft Excel Worksheet en Word

Hay varias opciones para elegir, que implican guardar el formato original, fusionarlo con el actual o borrarlo completamente, crear un enlace y algunas otras opciones avanzadas. Para más detalles sobre todos los matices de este procedimiento, consulta el siguiente artículo Cómo insertar una tabla de Excel en Word

Puedes ver que los programas de Office proporcionan un trabajo de aplicaci√≥n sencillo y completo. Insertar una hoja de c√°lculo de Excel en un documento de Word y editar el contenido seg√ļn tus necesidades es muy f√°cil.