Todo el mundo sabe Clippy. ¿Pero eres amigo de Pilcrow? Si es así, entonces sabes más sobre Microsoft Word que la mayoría de las personas. ¿Sabes de “líneas de viudas”? El portapapeles extendido?
Hay muchas características menos conocidas que se debe conocer para ser realmente competente con Microsoft Word. Hoy veremos varias características importantes de Microsoft Word que están ligeramente “ocultas” pero que pueden facilitar tu trabajo.
1. Estar libre de distracciones
El desorden visual de las características de MS Word dio lugar a una legión de editores libres de distracciones y de paz imperturbable. Pero si te encanta Word, puedes usar un atajo rápido para ocultar el desorden visual de la cinta. Presione Ctrl + F1 para alternar la cinta de la vista.
Podemos modificarlo haciendo clic en la opción de visualización de la cinta y seleccionando Ocultar automáticamente la cinta. Esa es la pequeña flecha al lado del botón de minimizar en la parte superior.
La lectura sin distracciones es una función más especializada en Word desde la versión 2013 en adelante. Aunque, estaba allí en Word 2010, también. Diseñado para tabletas táctiles, el modo de lectura también funciona bien en una computadora portátil de uso diario. Accedemos con la misma rapidez con un ALT + WF (presionar W y F simultáneamente).
Opcionalmente, podemos usar los botones predeterminados:
- (En el menú de la cinta de opciones) Vista > Modo de lectura.
- (En la barra de estado) El botón de modo de lectura a la derecha.
Toque dos veces con el dedo o haz doble clic con el mouse para acercar y hacer que los gráficos como tablas, cuadros e imágenes llenen la pantalla.
2. Reorganizar con la vista de esquema
Resumir las ideas principales y completar el primer borrador rápidamente es la sugerencia segura para escribir productividad. Si se usa bien, la Vista de esquema puede aumentar su productividad con documentos grandes en un 50%.
Vaya a Vista > haz clic en el botón Esquema en la cinta.
La Vista de esquema ayuda a ajustar la organización de documentos complejos al reordenar bloques de texto y nueve niveles de encabezados. La Vista de esquema presenta una barra de herramientas especial denominada Esquema con controles para promover o degradar el texto seleccionado. Puede usar los controles para ocultar o mostrar el texto seleccionado.
- ¿Desea llegar a un punto específico en un documento largo? Cambie a Vista de esquema y salte a un nivel de encabezado específico.
- ¿Desea redactar rápidamente? Planifique las secciones principales en la Vista de esquema y luego cambie a los otros diseños para escribir el cuerpo.
- ¿Desea reorganizar un informe moviendo enormes bloques de texto? Arrastre y suelte un encabezado para mover no solo ese encabezado sino también todos los subniveles y el texto del cuerpo. Hacer uso de las flechas hacia arriba y hacia abajo para trabajarlas.
- ¿Desea un formato rápido para los encabezados? Hacer uso de los titulares 1, 2 y 3 en lugar de cambiar el tamaño y usar mayúsculas.
3. Use Word como una herramienta de lluvia de ideas rápida
Vasta con hacer doble clic en cualquier lugar y empiece a escribir. No tiene que preocuparse por colocar un cursor si no quiere. Este es el MS Word más cercano a la escritura de estilo libre. Click and Type existe desde Word 2002. La característica solo funciona en la vista Diseño de impresión o en la vista Diseño web.
Aunque esto es muy útil para insertar texto y gráficos, también se puede usar para una lluvia de ideas improvisada, como una herramienta de mapas mentales de forma libre.
4. Convertir tablas a gráficos en 3 pasos
Tome su elección: ¿una tabla con un formato ordenado con una gran cantidad de datos o un gráfico bien hecho que visualice esos datos para ti?
Al ser criaturas visuales, a menudo es obvio optar por esta última. Word facilita la conversión de información tabular en un gráfico. Cuando no tengas demasiados datos tabulares, crea un gráfico en Word en lugar de sobrestimar con Excel. Seleccione la tabla con los datos y siga tres pasos …
1. Hacer clic en la pestaña Insertar en la cinta.
2. Hacer clic en la herramienta Objeto dentro del grupo de Texto y abra el cuadro de diálogo Objeto.
3. En la lista de Tipos de objetos, elija Gráfico de Microsoft Graph . Hacer clic en Aceptar.
Word muestra los datos tabulares como una tabla de columnas ordenada. Modificar la hoja de datos que aparece.
También puede aplicar formato a este gráfico con un tipo de gráfico diferente. Hacer doble clic en su gráfico. Hacer clic con el botón derecho en el espacio en blanco que se encuentra dentro del cuadro delimitador del gráfico y seleccione Tipo de gráfico.
También puede utilizar Microsoft Word para crear impresionantes diagramas de flujo con la función de formas.
5. Escribe ecuaciones en Word
Y crees que solo las fórmulas de Excel son increíbles. El Editor de ecuaciones siempre ha sido una característica importante de MS Word. En las últimas versiones de Word, se conoce simplemente como Ecuación (disponible en Insertar> Grupo de símbolos> Ecuación).
Seleccione Insertar> Ecuación> Insertar nueva ecuación.
Utilice la barra de herramientas de ecuaciones para diseñar tus propias ecuaciones avanzadas para matemáticas, física o química. Word le da muchas ecuaciones conocidas para insertar con solo un clic.
6. Mantener 24 elementos en el portapapeles
El portapapeles de Office puede contener 24 elementos y es interoperable entre todos los archivos de Office. En la pestaña Inicio, haga clic en la pequeña flecha desplegable junto al Portapapeles para mostrar el panel de la izquierda. Para el acceso directo, pulse Ctrl + C dos veces para abrir el Panel del Portapapeles.
Esta capacidad de retención le permite cortar y copiar múltiples elementos y moverlos a cualquier lugar dentro del documento o entre programas abiertos de Office.
Usa las opciones del portapapeles para controlar sus funciones. Por ejemplo, puede deshabilitar la opción Mostrar estado cerca de la barra de tareas al copiar, que muestra la cantidad de elementos que ha copiado en la esquina inferior derecha de la ventana de Word. Está activado de forma predeterminada.
7. Traducir idiomas en cualquier lugar
Microsoft Office utiliza Microsoft Translator para manejar todas las traducciones. Utilice la función Traducir de la pestaña Revisar. Traducir una palabra o una oración. O bien, traduzca todo el documento y visualícelo en un documento de Word separado.
La pestaña Traductor aparece a la derecha y puede elegir y cambiar los idiomas. Hacer uso de la barra lateral para resaltar cada palabra y explorar su significado en su totalidad.
8. Embellecer las fuentes con Kerning
Kerning ajusta el espacio entre dos letras individuales para una mejor apariencia visual. Al diseñar un documento, cada tipo de letra requiere su propio kerning específico. El kerning se vuelve importante cuando diseñas con fuentes grandes en Word, por ejemplo, una cubierta de un libro electrónico.
Word ha desactivado el kerning de forma predeterminada, y normalmente no es necesario que se moleste con él. Pero digamos que se necesita enviar una tarea de cinco páginas. ¡Ahorre esfuerzo al aumentar el ancho entre las letras en lugar de escribir pelusas!
Hacer clic en la pequeña flecha que aparece en Fuente (en la pestaña Inicio). Alternativamente: hacer clic en Ctrl + D. Dirígete a la pestaña Avanzado. Seleccione la casilla de verificación para Kerning para las fuentes (Interletraje ara fuentes). Experimente introduciendo un tamaño de punto pequeño en el cuadro. Recuerde que algunos tipos de letra y tamaños de fuente no se ven bien con el kerning.
Si realmente quieres mejorar con el kerning y las fuentes, prueba el juego Kern Type.
9. Inspeccione su documento
Una característica importante de MS Word es la colaboración, pero también se debe prestar atención a la seguridad. El inspector de documentos en Word ayuda a verificar el documento para cualquier información que se desee mantener en privado.
Cada vez que se crea o incluso se edita un documento, parte de la información del usuario se agrega al archivo automáticamente. El inspector de documentos ayuda a borrar este tipo de información antes de compartir un documento.
Para acceder al inspector de documentos:
Diríjase a Archivo> Información> Inspeccionar documento> Verificar problemas> Inspeccionar documento.
Inspeccione el contenido oculto seleccionando las casillas de verificación. Después de la inspección, cualquier categoría con datos confidenciales obtiene un signo de exclamación. Un botón Eliminar todo para cada categoría, elimina los datos y finaliza el documento.
Office Support lo lleva paso a paso sobre cómo usar el inspector de documentos.
10. Tome los beneficios del texto oculto
Oh si. Esta característica está realmente oculta. El texto oculto es un atributo de carácter no impreso que tiene su utilidad. Ocultar texto puede ser útil en muchas situaciones:
- Crear un cuestionario simple escondiendo las respuestas.
- Controlar el diseño para algún trabajo de impresión específico insertando texto oculto.
- Imprimir dos versiones de un documento. En uno, esconde porciones de texto. No es necesario crear dos copias ni eliminar ninguna parte del documento.
- Ocultar temporalmente la información confidencial que no quieres que otros vean.
Ocultar o mostrar texto
- Seleccione el texto que desea ocultar o el texto oculto.
- Hacer clic en Inicio> Cuadro de diálogo Fuente> Fuente> Seleccione o desactive la casilla de verificación Oculto.
- Imprimir texto oculto: Diríjase a la pestaña Archivo> Opciones> Pantalla> Seleccione la casilla de verificación Texto oculto> Seleccione la casilla de verificación Imprimir texto oculto> Hacer clic en Aceptar.
Los caracteres que no se imprimen son “marcas de formato” que permiten solucionar problemas y ajustar el diseño de un documento.
Por ejemplo, las palabras deben estar separadas por un espacio; sus párrafos deben estar espaciados con saltos de línea correctos; todas las pestañas deben estar alineadas; las celdas de la tabla deben estar en un formato ordenado ; la paginación tiene que fluir, etc.
Pilcrows, tabuladores, espacios, saltos de línea, saltos de página, anclajes de objetos y texto oculto son algunos de los elementos no imprimibles que son útiles para controlar el diseño de un documento de Word. Muestre los caracteres que no se imprimen haciendo clic en el botón Pilcrow en la pestaña Inicio. Alternativamente, presione Ctrl + *.
Nota: en Word 2013 y en adelante, también puede expandir o contraer partes de un documento para mostrar información de forma selectiva.
Utilice estos secretos de productividad en Word
¿Sabías sobre el campeonato anual de Microsoft Office? Los participantes son los expertos en el uso de la suite, y puede apostar que han encontrado formas más rápidas o más eficientes de usar herramientas como Word para sus trabajos cotidianos. Probablemente, hay un campeón dentro de ti.
Para profundizar, ¿por qué no echa un vistazo a la pestaña de desarrollador oculta en la cinta de Word que abrirá más formas de usar Word?
